無料で使えるビジネスチャットツールを簡単比較!まだメールや電話で社内共有しますか?

最近、導入する企業が増えてきた「ビジネスチャット」。社内のコミュニケーションツールとして、電話・メールの代わりとして普及が進んでいます。今回、そんなビジネスチャットの代表サービス「Chatwork」「Slack」「LINEWORKS」の無料プランでできることを簡単にまとめました。まだビジネスチャットを使ったことがない方や小規模の組織の方も、ビジネスチャットのメリットや活用のポイントなど、ぜひご参考にしてみてください。

ビジネスチャットとは?

ビジネスチャットとは、チャットやSNSのような使いやすさ・気軽さを持ちながら、業務管理などのビジネスで使える機能をあわせ持ったコミュニケーションツールです。やり取りはテキスト(文字)でのチャットがメインになりますが、ビデオ通話なども可能なことが多いです。

ビジネスチャットのメリットと普及の理由

メリット1.スマホで簡単にやり取りでき、スピード感がある

社外や店舗にいる場合、パソコンを使うのが難しい状況が多いと思います。ビジネスチャットの場合、スマートフォンでの操作に向いているので、例えばお客さんと話した内容をその場で共有することができ、スピード感があります。

メリット2.複数人でのコミュニケーションに向いている

メールは一方通行の一対一のやり取りを想定しているサービスなので、複数人に情報共有する場合、CCを使うことが多いと思います。ただCCのメールは「自分は関係ない」と思われ、伝えたい相手にうまく伝わっていない場合が良くあります。

ビジネスチャットの場合、メンション(@を付けて誰宛か目立たせる機能)や既読機能などを活用することができます。

メリット3.まくら言葉(例:お疲れ様です)が不要

メールの場合「社内であっても、いきなり要件から始めるのは失礼」と感じる方が多いと思います。

そのためメールでやり取りをする場合は、

○○さん

お疲れ様です。▲▲の●●です。

というまくら言葉を入れると思いますが、ビジネスチャットの場合、いきなり要件から入っても違和感がない方が多く、時間短縮や探したい情報をすぐ確認することができます。

メリット4.やり取りが履歴で残る

「こう返答が来たのは、なんでだっけ?」「あの時、課長はなんて書いていたっけ?」そうした履歴が、検索で簡単に見つけることができます。またチャット形式で双方のやり取りが残るので、「何に対しての発言か」経緯を知ることができます。

メリット5.タスク管理が可能

「誰に」「何を」「いつまでに」を管理するのはなかなか大変です。エクセルなどでは更新性も悪く、人によって持っているファイルが違って、抜け漏れが出てしまう場合も多いと思います。ビジネスチャットの場合、チャットの流れで簡単にタスク管理を行うことができます。

代表的なビジネスチャットツール「Chatwork」「Slack」「LINEWORKS」の紹介

これぞビジネスチャット「Chatwork」

これぞ「チャット」という画面になりますが、ビジネスチャットに慣れていない人でも、簡単に使えるシンプルなシステムです。

Chatworkのプラン紹介ページ

●さまざまなチャット機能とタスク管理機能

複数名のグループチャット、1対1のダイレクトチャット、自分だけのマイチャットが可能です。

また、期限付きのタスクを簡単に作成・管理することができます。自分のタスクの把握や、人に仕事の依頼などに利用できます。タスクごとに期限設定や「完了」ボタンがあり、完了すると、依頼した相手にも通知されるので、仕事完了の報告を個別に行う必要がありません。

●ファイルの一覧表示

添付ファイルを探す際、メールは1件ずつ開いて探していくのが面倒だと思いますが、Chatworkの場合、いままで共有したファイルを一覧表示することができます。

フリープランでの注意点

  • グループチャットは累計14個までしか参加することができない
  • 広告が表示される
  • グループでのビデオ通話はできない

多彩な機能が人気の「Slack」

多彩な機能とSNSのようなコミュニケーションが可能なので、チャットに慣れている方に向いているシステムです。

Slackのプラン紹介ページ

●2種類のチャンネル

複数人のやり取りに使われるのは、自分で自由に参加と退出を選択できる「パブリックチャンネル」と、招待制の「プライベートチャンネル」の2種類があります。情報共有だけならパブリックチャンネル、他の人に見られてはいけない場合はプライベートチャンネルを使います。

●投稿もファイルも一括検索可能

たくさんの情報をやり取りすることが多いSlackですが、そうなると「どこに書いたっけ?」となりがちです。そのため、チャンネルをまたいでの投稿やファイルの検索が便利です。Chatwork同様、ファイルごとでの検索・表示が可能なので、いつでもすぐに必要なファイルにアクセスすることができます。

フリープランでの注意点

  • 最大10,000件のメッセージまでしか検索できない
  • グループでのビデオ通話はできない

チャットに不慣れな方に人気の「LINEWORKS」とは

LINEをビジネス向けにしたチャットツールです。基本的にはLINEと同じ機能や特徴を持っています。

LINEWORKSのプラン紹介ページ

●基本的にLINEと同じ機能・操作方法

LINEでの操作方法で、チャット、既読機能、音声/ビデオが利用可能です。LINEにない機能の1つとして、メンバー全員に告知ができる「ホーム機能」やアンケートを簡単に作成・集計できる「アンケート機能」などがあります。

●カレンダー機能

メンバーごとにカレンダーがあり、予定の確認や予定登録を行うことができます。シフトの管理や、複数人で会議などを行いたい時に便利な機能です。メンバーの予定を一覧で見ることもできます。また、共有設備予約という機能を使うと、会議室や機器の予約管理も可能です。

フリープランでの注意点

  • 利用できるのは100名まで
  • 複数人とのビデオ通話ができない
  • 外部ユーザーとのトークに制限がある
  • タスク管理機能がない
  • アプリ内に広告が表示される

※2018年11月26日よりフリープランができました。詳細はこちらの記事でも紹介しています。

まとめ

簡単にまとめると

  • 定期的な外部の方とのやり取りが多いが、チャットは慣れていない→Chatwork
  • 定期的な外部の方とのやり取りが多く、チャットは慣れており、大量・多彩なデータを扱うことが多い→Slack
  • 社内でのコミュニケーションとして導入したいが、チャットは慣れていない→LINEWORKS

がおすすめです。

急速に普及しているビジネスチャットツール。「うちは大きな組織じゃないから…」と諦めずに、まずはフリープランから試してみてはいかがでしょうか?ぜひあしたの商売繁盛にご活用ください。